Comment se servir d’une machine à affranchir ?

Il n’a jamais été un grand plaisir de perdre son temps dans les longs fils d’attente à la Poste. La solution pour finir avec cela consiste à louer une machine à affranchir. Vous recherchez des informations par rapport à son utilisation afin de mieux vous en servir. Les détails dans cet article vous permettront de vous en sortir facilement.

Comment utiliser la machine à affranchir ? 

Pour avoir la maîtrise de cet appareil, vous n’avez pas besoin d’une formation particulière. La plupart des machines à affranchir ont le même type de fonctionnement. Pour bien vous en servir, il vous faut simplement respecter les étapes suivantes :

1ere étape : La pesée

Il vous faut peser votre courrier après l’avoir mis sous pli dans une enveloppe fermée. Pour ce faire, allumez la machine. Ensuite, posez le courrier sur le pèse-lettre puis sélectionnez le compte utilisateur que vous souhaitez affranchir.

2e étape : Le choix du type d’affranchissement

Cette étape consiste à sélectionner le type d’affranchissement. À cet effet, vous êtes appelé à choisir le type d’expédition de votre choix. Il en existe plusieurs à savoir : lettre simple, suivie, colissimo pour la France, prioritaire ou recommandé, colissimo international et bien d’autres.

3e étape : L’impression 

La machine doit à ce niveau imprimer le timbre une fois que vous avez choisi un type d’affranchissement. Notez que c’est de deux différentes manières que procèdent les affranchisseuses. Le timbre peut être imprimé directement sur l’enveloppe. La deuxième manière consiste à imprimer le timbre sur une étiquette et le coller ensuite sur le pli. Pour avoir une bonne impression, il vous faut une bonne cartouche. Vous en trouverez sur https://www.you-print.fr/21-cartouches-neopost-alternatives quel que soit le modèle et même la cartouche pour machine à affranchir quadient IS 200 série. 

4e étape : La facturation 

Votre machine à affranchir répertorie chaque affranchissement que vous faites. Tout ceci est inclus dans votre relevé mensuel. La facturation vous permet de garder un œil sur votre consommation et de savoir ce que vous avez à payer et pour qui vous payez. 

Vous voyez que c’est très simple ! Si vous avez reçu nouvellement votre machine et avez toujours des points d’ombre sur son utilisation, vous pouvez demander l’aide auprès de la société qui l’a mise à votre disposition.

Quelques simples gestes pour une bonne utilisation de la machine à affranchir

Pour mieux vous servir de votre machine à affranchir, vous devez aussi apprendre à l’entretenir. 

Maintenance et nettoyage de la machine à affranchir 

Vous devez nettoyer régulièrement votre machine à affranchir. Pour ce qui vous concerne, procédez régulièrement au soufflage doux de la poussière de papier pouvant se déposer à l’intérieur de la machine. En plus de ceci, vous pouvez nettoyer les traces d’encre sur les différentes parties accessibles afin d’assurer sa propreté. Vous pouvez également changer facilement votre Cartouche pour machine à affranchir quadient IS 200 série sans l’aide de qui que ce soit. Vous trouverez dans le commerce quelques matériels indispensables à son nettoyage.

Il revient à la société en charge de la maintenance et de l’entretien de la machine, de procéder à son entretien technique. Celle-ci s’occupera en effet du nettoyage du chemin papier ; nettoyage du chariot ; nettoyage des différentes pièces en contact avec les têtes d’impression. Le remplacement des feutres absorbant relève aussi de ses attributions. 

Votre rôle est tout sauf de procéder au nettoyage approfondi de la machine. Faites appel à la société en charge lorsque vous sentez que la machine nécessite un nettoyage. Vu l’importance du nettoyage, il vaut mieux veiller à cela afin d’éviter les dysfonctionnements électroniques. 

Le nettoyage des têtes d’impression

Si vous espérez avoir des impressions de qualité optimale, il faudra faire un entretien complémentaire. Lorsque vous utilisez des enveloppes qui dégagent une importante quantité de poussière de papier ou si la cartouche est rangée dans un local sec, le nettoyage devient régulier. 

Le nettoyage des têtes d’impression est recommandé suite à une longue période d’inutilisation. Servez-vous du logiciel de la machine afin d’expulser les résidus d’encre qui se trouvent dans les buses de la tête d’impression. Vous pouvez répéter cela à plusieurs reprises. Si vous remarquez que la qualité d’impression est mauvaise, procédez au nettoyage des têtes d’impression en faisant sortir la cartouche de la machine. 

Vous pouvez vous servir de chiffons doux légèrement humidifiés ou d’une lingette nettoyante. Après le nettoyage des résidus d’encre, utilisez un chiffon sec et doux pour essuyer les têtes d’impression. Remettez la cartouche dans la machine puis refaites le nettoyage à partir du logiciel de la machine. 

Comment avoir une machine à affranchir ? 

Il est important de retenir qu’il ne s’agit en aucun cas d’une machine qui peut être achetée. Elle se loue plutôt. Vous la trouverez auprès des fournisseurs dont le nombre est restreint. 

Pour avoir cette machine, il vous faut signer un contrat en 2 étapes. D’abord, vous devez aller vers l’un des fournisseurs agréés de la Poste pour lancer la commande de la machine. Un contrat de location vous lie ainsi à ce fournisseur. Après cette étape, vous devez signer un second contrat avec la Poste. Ceci vous permet de régler vos différents frais d’affranchissement mensuels et autres. Pour résilier votre contrat, vous devez vous tourner vers le concessionnaire.